Grâce au logiciel TMS, gérez vos transports de façon optimale

Dans le secteur du transport routier de marchandises, gagner en productivité et en efficacité sans pour autant exploser son budget, c’est chose possible avec un TMS, un logiciel de gestion de transport ! Mais qu’est-ce qu’un TMS exactement ? Quel est son rôle, quelles fonctionnalités propose-t-il ? A qui est-il destiné ? Quel est le meilleur ? Autant de questions auxquelles Dashdoc tente de répondre.

Qu’est-ce qu’un TMS ?

Un TMS, Transport Management System, désigne en réalité un outil d’aide à la gestion de transport. Il s’agit d’un logiciel à déployer dans son système informatique. C’est une aide pour obtenir une meilleure vision de ses missions liées au transport, régulariser ses flux de marchandises et avoir la main sur toute la chaîne logistique.

À quoi un TMS sert-il ?

Cet outil de transport sert à :

  • Gérer une flotte de transport (maritime, aérien ou routier)
  • Organiser un planning de livraisons (chargements et déchargements)
  • Enregistrer et gérer le suivi de la facturation

À qui est destiné un TMS ?

Les deux audiences du TMS : les transporteurs et les chargeurs

Un logiciel TMS a vocation à aider toute la chaîne logistique du transport, à savoir :

  • Les transporteurs : appelés “exploitants”, ce sont les personnes à la tête d’une flotte de camions et de chauffeurs, ils mettent quotidiennement en place un planning d’allées et venues de leurs camions, préviennent les conducteurs et les clients et accompagnent de loin leurs trajets, prêt à trouver une alternative dès lors qu’un imprévu se présente sur la route ;
  • Les chargeurs : appelés aussi “donneurs d’ordre”, ce sont des sociétés qui ont besoin de faire appel à un transporteur de façon récurrente ou ponctuelle. Les chargeurs peuvent avoir besoin de déposer des matières premières sur un chantier ou des produits en boutiques, par exemple. Il peut donc s’agir de n’importe quelle entreprise, tous secteurs confondus, du BTP à l’alimentation en passant par les cosmétiques, pour n’en citer que quelques uns.

Ce sont principalement les transporteurs qui ont recours à un TMS pour organiser tous leurs transports car ils veulent s’assurer qu’aucun camion ne fait de trajet à vide. Un trajet avec un camion vide de toute marchandise revient à dire que le camion a été synonyme de dépenses (en termes de ressources utilisées et de carburant) sans aucune rentabilité (pas de livraison à effectuer pour un client).

Les transporteurs essaient également de faire en sorte que les délais de livraison soient respectés, d’où l’importance de visualiser un planning et de savoir où sont les conducteurs en temps réel. Sont-ils loin du lieu de chargement ou de déchargement ? Vont-ils pouvoir arriver à l’heure prévue ?

Cependant, un logiciel TMS peut également s’avérer très utile pour un chargeur. Il peut ainsi mieux anticiper les aléas, organiser et dépêcher son équipe de déchargement sur site, mais aussi récolter toutes les informations nécessaires à la facturation en ligne et de façon quasi immédiate.

Faut-il choisir un TMS Transporteur ou un TMS Chargeur ?

Il est vrai qu’un chargeur et un transporteur n’ont pas les mêmes besoins, d’où le fait que des entreprises se soient spécialisées dans des logiciels spécifiques aux transporteurs ou aux chargeurs.

Un TMS Transporteur doit aider un exploitant de transports à faire en sorte que les conducteurs transportent bien une marchandise de leur point de chargement à un point de déchargement, avec bien évidemment un contrôle à chaque étape.

Le but du logiciel TMS est d’aider le transporteur à planifier le plus vite et le plus tôt possible toutes les missions. Avec une prévision de planning suffisante, les conducteurs ne sont pas impactés par des temps morts où ils attendent qu’on leur attribue un nouveau transport et ils bénéficient surtout d’un trajet optimisé (pas trop de distance entre les différents points).

Le pire cauchemar d’un exploitant ? Le retour d’un camion “à vide”. Cela signifie que le camion revient d’un point de déchargement, parfois très éloigné, à l’exploitation, sans avoir reçu d’ordre de transport entre temps.

Un TMS Transporteur est donc, quant à lui, orienté gestion et ressources, aussi bien humaines que matérielles.

Le chargeur, par définition, vend un produit ou un service en particulier. Au sein d’une entreprise de chargeur, une personne est souvent désignée pour s’occuper du pôle Transport et doit s’assurer que les commandes sont bien réceptionnées par l’entreprise : sur son chantier, son entrepôt, son magasin ou sur son site Internet, par exemple.

Un TMS Chargeur doit permettre à une société de créer en toute simplicité des appels d’offres fournisseurs, puis de comparer les offres de différents acteurs avant d’en choisir un et d’optimiser ses achats avant de suivre son activité. Accédant à un tableau de bord de son activité transport, où apparaissent des indicateurs précis sur les prestataires (temps de livraison, taux d’avaries ou d’aléas, etc), il peut ensuite analyser ses contrats, vérifier les coûts et décider de poursuivre ou non avec un prestataire ou encore renégocier les sommes dépensées.

Un TMS Chargeur est ainsi orienté contrats.

Le saviez-vous ? Dashdoc présente une solution à la fois pour les chargeurs et pour les transporteurs. Son TMS connecté et complet couvre aussi bien les besoins d’un chargeur que d’un transporteur en quête d’amélioration de sa gestion de flux.

Comment fonctionne un TMS ?

Il est vrai qu’un chargeur et un transporteur n’ont pas les mêmes besoins, d’où le fait que des entreprises se soient spécialisées dans des logiciels spécifiques aux transporteurs ou aux chargeurs.

La connexion du TMS via les API

S’il y a un mot à retenir sur le fonctionnement du TMS complet, c’est à dire, orienté logistique, c’est bien celui de “connecté”. La force du TMS est de se connecter à tous les outils qu’un transporteur ou qu’un chargeur possède déjà, par un système d’API.

Bon à savoir : Qu’est-ce qu’une API ? API signifie Application Programming Interface, “Interface de programmation d’application”. C’est une solution qui connecte vos outils entre eux, ce qui facilite grandement la saisie de données et la mise à jour de celles-ci. Les repasses à la main pour retaper les mêmes informations d’un document ou d’un outil à l’autre ne sont plus nécessaires. Les applications communiquent entre elles, ce qui fait gagner du temps et évite les erreurs.

La connexion du TMS en mode SaaS

Auparavant, les transporteurs ou les chargeurs faisaient plutôt l’acquisition d’un TMS par le biais d’une licence. Mais, le mode SaaS (Software as a Service), se basant sur le cloud computing, est maintenant le plus répandu. Que veut dire “un mode SaaS” ? Cela signifie que c’est le prestataire du TMS qui détient la base de l’outil et qui héberge les données de ses clients.

Le client transporteur ou chargeur peut accéder à l’outil et aux informations parce qu’il souscrit à un abonnement. La solution s’exécute depuis des ordinateurs à distance, “dans le cloud”, détenus par la société éditrice du TMS, mais ces derniers sont connectés aux ordinateurs des utilisateurs du TMS.

C’est donc un modèle de fonctionnement connecté, qui rejoint celui d’une location plutôt que d’un achat. Le prix d’un TMS englobe donc la formation des futurs utilisateurs, les demandes de connexion avec l’ERP, les connexions avec les clients et les possibles demandes d’évolution sur le logiciel.

Le logiciel TMS et ses fonctionnalités

Profil

  • Fonctionnalité

Vision Chargeur

  • Affectation d’un budget par transport
  • Choix du transporteur
  • Veille d’activité sur le fret
  • Saisie des ordres de transport
  • Planification des opérations de transport
  • Automatisation des tâches

Vision Transporteur

  • Gestion des ordres de transport
  • Planning de tournées
  • Création de documents métiers (douanes, protocoles de sécurité, eCMR...)
  • Suivi de livraisons en temps réel (télématique)
  • Facturation
  • Suivi de la sous-traitance
  • Mise à disposition d’un portail client
  • GED

Quel TMS faut-il choisir ?

Cernez vos besoins

Quel est le meilleur TMS ? C’est une question qui revient souvent et à juste titre, il ne s’agit pas d’investir dans un outil qui finalement vous ferait perdre du temps car trop complexe ou éloigné de vos enjeux quotidiens.

Afin de choisir le Transport Management System qui vous soit le plus bénéfique, il faut que vous cerniez vos besoins. Ceux-ci sont, de façon logique, propres à l’industrie dans laquelle vous travaillez.

Liste de questions sur l’adoption du TMS

Voici une liste de questions que vous pouvez vous poser dans le but de sélectionner le logiciel de gestion de transports le plus approprié à votre situation :

Enjeux :

  • Dois-je choisir des fonctionnalités transporteur ou chargeur ?
  • Dois-je prendre en compte une envergure locale, nationale ou internationale ?
  • Le transport sera-t-il fait en interne ou en externe ?
  • Est-ce que je réalise des transports simples ou complexes ?
  • Quelles sont les législations à respecter ?
  • La solution sera-t-elle intégrée à l’ERP de l’entreprise ? Quelles sont les technologies que l’entreprise a déjà mis en place ? (Décrire l’état du système informatique actuel et lister tous les outils utilisés)

Ressources allouées :

  • Quel est le budget que je peux allouer au TMS ?
  • Dans combien de temps doit-il être opérationnel ? Et combien de temps suis-je prêt à accorder à la période de transition ?
  • Quelles personnes dois-je mobiliser sur ce projet et sur la formation au TMS ?

Résultat estimé :

  • Quel est mon objectif chiffré ? Mon ROI attendu ?

Ce travail préalable vous permet de clarifier vos besoins et d’établir un cahier des charges précis (à affiner avec l’éditeur de TMS plus tard). Ce document devra comprendre les objectifs visés, les acteurs impliqués, les ressources de l’entreprise, les dates butoirs et délais.

Une fois que ces questions auront chacune leur réponse, vous pourrez vous tourner vers différents éditeurs, à l’image de Dashdoc.com, ou lancer des appels d'offres. A ce moment-là, il conviendra aussi d’étudier les paramètres exacts du TMS que vous pensez nécessiter.

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